Time blocking là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách phân chia thời gian trong ngày thành các khung giờ cụ thể dành cho từng nhiệm vụ hoặc hoạt động. Kỹ thuật này giúp bạn tập trung vào công việc tránh sao nhãng và hoàn thành công việc đúng hạn. Dưới đây là 5 kỹ thuật time blocking hữu ích giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc mỗi ngày
1. Kỹ Thuật Pomodoro (Pomodoro Technique)
Kỹ thuật Pomodoro là phương pháp time blocking phổ biến giúp cải thiện sự tập trung và năng suất làm việc. Với phương pháp này bạn chia thời gian làm việc thành các khung 25 phút tập trung cao độ gọi là “Pomodoro” xen kẽ với khoảng nghỉ ngắn 5 phút
Cách thực hiện:
- Đặt bộ hẹn giờ trong 25 phút và tập trung làm việc không bị gián đoạn
- Sau 25 phút nghỉ ngắn 5 phút để thư giãn
- Sau 4 Pomodoro bạn có thể nghỉ dài hơn khoảng 15-30 phút
Ưu điểm: Kỹ thuật này giúp ngăn ngừa tình trạng mệt mỏi tinh thần cải thiện khả năng duy trì sự tập trung trong thời gian dài
2. Time Blocking Theo Chủ Đề (Themed Days)
Phương pháp này phù hợp cho những ai có nhiều dự án hoặc vai trò khác nhau trong công việc. Bạn sẽ phân bổ mỗi ngày trong tuần cho một chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể để làm việc sâu và hiệu quả hơn
Cách thực hiện:
- Ví dụ: Thứ Hai dành cho các cuộc họp Thứ Ba tập trung vào công việc sáng tạo Thứ Tư giải quyết các tác vụ hành chính
- Điều này giúp bạn dễ dàng chuyển đổi tâm lý và tập trung vào từng nhóm nhiệm vụ cụ thể mà không bị phân tán
Ưu điểm: Giúp giảm bớt cảm giác quá tải khi phải xử lý nhiều loại công việc khác nhau trong cùng một ngày
3. Kỹ Thuật Time Boxing (Time Boxing)
Time boxing là việc đặt giới hạn thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Thay vì làm việc cho đến khi hoàn thành bạn sẽ làm việc trong khoảng thời gian đã định dù công việc đó có hoàn thành hay không
Cách thực hiện:
- Xác định nhiệm vụ cần thực hiện và ước tính khoảng thời gian cần thiết ví dụ 30 phút để trả lời email 1 tiếng để viết báo cáo
- Khi thời gian kết thúc dừng lại và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo
Ưu điểm: Phương pháp này tạo ra áp lực tích cực giúp bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn tránh việc bị sa đà vào một nhiệm vụ quá lâu
4. Kỹ Thuật Time Blocking Theo Nhóm Nhiệm Vụ (Task Batching)
Kỹ thuật này giúp bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và thực hiện trong cùng một khoảng thời gian. Việc này giúp giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và tối ưu hóa sự tập trung
Cách thực hiện:
- Ví dụ: Dành 1 tiếng vào buổi sáng để kiểm tra và trả lời email tiếp theo dành 2 tiếng để xử lý các báo cáo hoặc 30 phút cuối ngày để lên kế hoạch cho ngày hôm sau
- Hãy phân nhóm các công việc hành chính sáng tạo hoặc cần giao tiếp vào các khung giờ khác nhau trong ngày
Ưu điểm: Giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu tình trạng mất tập trung khi chuyển đổi nhiệm vụ
5. Kỹ Thuật Time Blocking Linh Hoạt (Time Blocking with Buffer Time)
Thay vì lên lịch kín mít cho từng phút trong ngày hãy dành ra các khoảng thời gian đệm để xử lý các công việc phát sinh hoặc nghỉ ngơi. Phương pháp này giúp bạn tránh bị căng thẳng khi có những thay đổi đột xuất trong lịch trình
Cách thực hiện:
- Mỗi ngày dành ra ít nhất 30 phút đến 1 tiếng “thời gian đệm” giữa các nhiệm vụ lớn
- Trong thời gian đệm bạn có thể xử lý những việc bất ngờ hoặc nghỉ ngơi thư giãn để chuẩn bị cho nhiệm vụ tiếp theo
Ưu điểm: Tạo sự linh hoạt trong lịch trình giúp bạn không bị áp lực và có thêm thời gian để điều chỉnh công việc khi cần thiết
Kết Luận
Kỹ thuật time blocking giúp bạn kiểm soát thời gian làm việc hiệu quả và cải thiện năng suất cá nhân. Tùy thuộc vào tính chất công việc và phong cách làm việc của mình bạn có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp trên để tạo ra lịch trình làm việc tối ưu nhất. Bằng cách áp dụng time blocking bạn sẽ thấy thời gian làm việc trở nên khoa học hơn công việc hoàn thành đúng hạn và tinh thần luôn thoải mái hơn