Áp lực công việc tại văn phòng thường khiến nhiều nhân viên rơi vào tình trạng căng thẳng và mệt mỏi. Việc quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp hoàn thành công việc đúng hạn mà còn giúp duy trì tinh thần thoải mái và năng suất cao. Dưới đây là những mẹo giúp bạn quản lý thời gian làm việc tại văn phòng một cách hiệu quả và tránh được căng thẳng
1. Lập kế hoạch công việc hàng ngày
Mỗi buổi sáng hoặc vào cuối ngày làm việc trước hãy dành vài phút để lập danh sách các công việc cần hoàn thành. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và thời hạn để dễ dàng theo dõi tiến độ. Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như Google Calendar Trello hoặc ứng dụng nhắc nhở để không bỏ sót công việc quan trọng
2. Áp dụng quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto)
Nguyên tắc Pareto cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực quan trọng nhất. Vì vậy hãy tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao và ưu tiên hoàn thành chúng trước. Tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết hoặc những nhiệm vụ có tác động thấp đến mục tiêu chung
3. Phân chia thời gian làm việc theo khung giờ hợp lý
Sử dụng kỹ thuật Pomodoro hoặc phương pháp làm việc theo khung giờ ngắn để tăng hiệu suất làm việc. Kỹ thuật Pomodoro đề xuất bạn làm việc tập trung trong 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lặp lại chu kỳ này. Sau mỗi bốn chu kỳ làm việc bạn có thể nghỉ dài hơn khoảng 15 đến 30 phút để giúp đầu óc thư giãn và tái tạo năng lượng
4. Tránh làm nhiều việc cùng lúc (Multitasking)
Làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến bạn mất tập trung và giảm hiệu quả công việc. Thay vì vậy hãy hoàn thành từng nhiệm vụ trước khi chuyển sang công việc khác. Khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất bạn sẽ làm việc nhanh hơn chính xác hơn và giảm được căng thẳng không cần thiết
5. Học cách từ chối một cách khéo léo
Khi công việc đã quá tải hãy biết cách từ chối những nhiệm vụ mới nếu cảm thấy không thể hoàn thành đúng hạn. Hãy lịch sự giải thích lý do và đề xuất thời gian hoặc phương án khác để xử lý công việc sau. Việc từ chối đúng lúc giúp bạn không bị áp lực và tránh tình trạng làm việc quá sức
6. Sắp xếp không gian làm việc gọn gàng
Không gian làm việc gọn gàng sạch sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu và tập trung hơn vào công việc. Sử dụng các hộp đựng tài liệu khay giấy hoặc phân loại hồ sơ rõ ràng để giảm thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng lộn xộn gây mất tập trung
7. Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý
Dành vài phút mỗi giờ để đứng dậy vươn vai hoặc đi lại giúp giảm căng thẳng và tránh tình trạng mệt mỏi khi ngồi lâu. Nếu có thể hãy ra ngoài hít thở không khí trong lành hoặc ngắm cảnh để thư giãn đầu óc. Những khoảng nghỉ ngắn nhưng chất lượng sẽ giúp bạn quay lại công việc với tinh thần sảng khoái và tập trung hơn
Kết luận
Quản lý thời gian làm việc tại văn phòng một cách hiệu quả là chìa khóa giúp bạn giảm bớt căng thẳng và nâng cao năng suất công việc. Bằng cách lập kế hoạch hợp lý phân chia thời gian làm việc và biết cách từ chối khi cần thiết bạn sẽ tạo được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Hãy bắt đầu thực hiện những mẹo nhỏ này để có một ngày làm việc hiệu quả và thoải mái hơn